Die vielleicht wichtigste Fähigkeit im Projektmanagement ist diejenige, die allen anderen zugrunde liegt: Kommunikation! PUNKT!
Hast Du schon einmal Flüsterpost gespielt? Jeder, der es mal gespielt hat, wird Dir sagen, dass es selten vorkommt, dass das ursprüngliche Wort es bis zum Ende schafft. Irgendwie kann aus „Eichhörnchen“ „Fledermaus“ und aus „Happy Birthday“ „Gute Nacht“ werden. Es ist ein faszinierendes Phänomen.
Wenn Menschen nicht einmal ein einfaches Wort weitergeben können, wie können wir dann sicherstellen, dass sich Visionen, Projektziele oder strategische Initiativen klar in einer Organisation verbreiten – insbesondere jetzt in einer hybriden Welt?
Kommunikation ist der stärkste Ansatz im Projektmanagement – WARUM?
Wenn dein Kommunikationsplan scheitert, beeinträchtigt dies die Qualität der geleisteten Arbeit und des Projektergebnisses und lässt deine Kunden und Stakeholder unglücklich zurück.
Falsche und inadäquate Kommunikation ist die Hauptursache für das Scheitern von Projekten. Wenn Änderungen und Aktualisierungen nicht korrekt und rechtzeitig kommuniziert werden, führt dies zu Verwirrung unter den Mitarbeitern und verschiedenen Abteilungen. Diese Verwirrung führt zu Fehlern, verpassten Arbeitsschritten, Konflikten und vielem mehr.
“Das größte, einzelne Problem der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattgefunden hat.”
~ George Bernard Shaw
Wie kommuniziert ein Projektmanager 2.0?
Erlaube es Dir als Projektmanager auch visionär und ganzheitlich aufzutreten.
Dein tägliches MANTRA könnte sein: Heute kommuniziere ich bewusst und zielgerecht mit einem Plan in der Hosentasche!
Als Projektleiter besteht ein großer Teil deiner Aufgabe darin, als Pilot eines Flugzeuges zu fungieren. Du bist verantwortlich die Stakeholder und dein Team (Crew & Fluggäste, Tower) mit relevanten Informationen zu versorgen, aber auch dafür, sie vor irrelevanten Informationen zu schützen, die Verwirrung stiften oder ihre Arbeit anderweitig stören könnten (Flugkurs). Ebenso ist es Deine Aufgabe, den besten Kommunikationskanal (Flugroute) und die beste Kommunikationsform für die jeweilige Zielgruppen zu finden. Die Kommunikationsmethoden für die einzelnen Stakeholder und Teammitglieder können dabei individuell zugeschnitten werden, wenn es dem Projekt hilft, auf Kurs zu bleiben. Im Kern geht es jedoch darum, die Bemühungen aller an einem Projekt Beteiligten zu koordinieren, damit die gemeinsamen Ziele erreicht werden können.
Ein ganzheitlicher Kommunikationsplan sollte folgendes beinhalten und Teil jeden Projektplans sein:
- Klare Zielsetzung: Wenn Du mit einem Projekt beginnst, solltest Du sicherstellen, dass alle Beteiligten – einschließlich deines Teams und der Stakeholder – die Projektziele kennen und wissen, was von ihnen erwartet wird. Was und Warum!
- Liste alle Stakeholder auf und erstelle eine transparente Kommunikationslandkarte, die darstellt mit WEM, WANN, WIE oft und über WELCHES Thema kommuniziert wird. (Projekt Updates, Meetings, Collaterals, Kommunikationsabstände- und Termine, Kommunikationstechnologien und Formate etc.)
- Stelle sicher, dass Dein Team und die Beteiligten Zugang zum Plan haben, damit sie die Fortschritte bei jedem Schritt verfolgen können.
- Verwende innovative & eye-catching Kommunikationsmethoden- und Tools sowie veranschaulichte Grafiken. Traue Dich hier gerne über den Tellerrand hinauszuschauen, Menschen lieben es inspiriert zu werden und von dem Gewohnten im Unternehmen positiv überrascht zu werden.
- Fokussiere Dich stets auf die wichtigsten Inhalte und setze nur Termine auf, die wirklich wichtig sind! Das wichtigste Gut, das wir Menschen haben, ist Zeit! Fokus ist KEY!
- Präsentiere stets Daten und Projektfortschritte, die Dein Team, Deine Kunden und Deine Stakeholder zum Handeln motivieren! Verlasse nie einen Termin, ohne die nächsten Schritte zu besprechen.
- Wähle überwiegend Kommunikationskanäle, die zeitsparend (digital) sind und zu einer hybriden Work-Umgebung passen.
- Eine frühzeitige & effizientere Einbindung des Kunden und eine klare Kommunikation bewahren Dich vor einer Ausweitung des Projektumfangs und kann Dir helfen, die Erwartungen des Kunden besser zu erfüllen.
- Halte regelmäßig Statusbesprechungen ab, wie z.B. Dailys oder Standups. 15 Minuten täglich reichen da oft schon aus. Diese kurzen Besprechungen sind notwendig, um alle Beteiligten über Fortschritte und Hindernisse auf dem Laufenden zu halten.
Das Wichtigste kommt aber zum Schluss. Das Geheimnis habe ich von einem Vorstandsmitglied eines großen Softwareunternehmens gelernt.
Am Ende des Tages gilt unabhängig vom Kanal oder des Projektauftrags noch das zugrunde liegende Prinzip im Herzen großartiger Kommunikation. Und das bedeutet, die Stakeholder zu verstehen und mit ihnen durch eine Linse der Empathie zu kommunizieren.
Warum Empathie?
Wenn Du von einem Ort der Empathie aus kommunizierst, baut dies Vertrauen auf, schafft gegenseitiges Verständnis und stärkt die menschliche Verbindung. Der Mittelpunkt jeder Kommunikationsstrategie sollte darin liegen Menschen zu verbinden, zu inspirieren und zum Handeln zu bewegen. Eine erfolgreiche Kommunikation gewinnt nicht nur die Köpfe der Menschen, sondern auch ihre Herzen.
Leg noch heute los und lass uns wissen, wo wir dich unterstützen können. Denn…
“Kommunikation ist eine Fähigkeit, die man erlernen kann. Es ist wie Fahrradfahren oder Schreiben. Wenn du bereit bist, daran zu arbeiten, kannst du die Qualität in allen Bereichen deines Lebens schnell verbessern.”
~ Brian Tracy
